Data yang dimiliki perusahaan terkadang tidak terstruktur dan tidak digunakan secara aktif. Akibatnya, data-data tersebut jadi tidak efektif dan efisiensi karyawan jadi menurun karena harus mengolah data gelap. Agar data dapat digunakan, data harus tersedia sebagai informasi terstruktur, karena itu AI data extraction dibutuhkan.
AI mampu menangani ekstraksi data dan mengotomatisasikan entri dan pembagian data dalam sistem. Hasilnya lebih cepat, efisien, dan mengurangi risiko human error. Simak apa peran, cara kerja, dan keunggulan alat ekstraksi data berbasis AI di bawah ini!
Apa Itu Data Extraction?
Data extraction merupakan proses mengekstraksi data dari dokumen dan menyimpannya sebagai metadata dalam format yang terstruktur. Proses ini memungkinkan pengguna untuk mengekstrak info penting dari sumber data yang tidak terstruktur maupun terstruktur sebagian dan mengaturnya dalam format yang mudah diproses. Proses ini mampu mengurangi jumlah data gelap secara signifikan.
Salah satu contoh ekstraksi data adalah pengambilan data faktur secara otomatis dari faktur masuk. Dalam proses ini, informasi penting seperti nomor faktur, tanggal, jumlah, dan informasi pemasok akan diekstraksi dan disimpan dalam sistem informasi agar lebih mudah diakses untuk langkah-langkah selanjutnya.
Apa Peran AI dalam Data Extraction?
AI digunakan untuk mengotomatisasikan proses ekstraksi data. Teknologi AI mulai berperan setelah langkah Optical Character Recognition (OCR) untuk menafsirkan data yang tidak terstruktur. AI akan memahami jenis dokumennya dan menyimpan informasi ini dalam format terstruktur dan dalam konteks yang tepat.
Misalnya saat faktur diterima, AI akan mendeteksi semua konten penting di faktur, seperti total faktur, pemasok, dan nomor faktur. Selanjutnya, AI akan mengenali proses mana yang relevan dengan informasi dalam faktur. Sistem kemudian menyimpan informasi ini dalam format yang terstruktur dengan baik.
Cara kerja AI dalam ekstraksi data menghasilkan alur kerja yang lebih efisien di tingkat operasional dan memastikan bahwa informasi diidentifikasi dengan jelas dan dapat diakses dengan mudah. AI juga mampu meningkatkan kualitas data.
Cara Kerja AI Data Extraction
Seperti apa cara kerja alat ekstraksi data berbasis AI untuk merapikan dokumen? Ini dia langkah demi langkahnya:
1. Digitalisasi dan Pengambilan Dokumen
Pada langkah pengambilan dokumen, alat ekstraksi data berbasis AI akan merekam dokumen dalam sistem. Lalu dokumen kertas akan dipindai dan diubah formatnya menjadi digital terlebih dulu. Idealnya, faktur, dokumen gambar, dan lain sebagainya dikirim dalam bentuk digital menggunakan format PDF, dokumen Word, dan lain sebagainya. Dengan begitu, proses ekstraksi data akan lebih mudah.
2. Klasifikasi dan Penggunaan Teknologi OCR
Karena sistem alat ekstraksi berbasis AI tidak dapat membaca dan memproses teks dalam file gambar dari dokumen yang dipindai, maka kontennya harus disiapkan dulu untuk mesin. Teknologi OCR menggunakan pengenalan pola untuk menangkap konten teks dalam file gambar seperti PDF dan menyimpannya sebagai format teks dalam dokumen.
Alat ekstraksi data berbasis AI kemudian akan mengklasifikasikan dokumen berdasarkan isi teksnya. Sistem menetapkan kelas dokumen berdasarkan beberapa kata kunci. Misalnya faktur diidentifikasi berdasarkan nomor atau item faktur. Meskipun biasanya dokumen mudah diklasifikasikan, tapi dokumen yang baru pertama kali muncul akan membutuhkan waktu lama untuk diproses.
Program AI dapat mencari dokumen yang serupa untuk diketahui, kemudian dapat mengusulkan kelas dokumen. Sama seperti alat berbasis AI lainnya, sistem klasifikasi membutuhkan pelatihan. Dengan begitu, sistem klasifikasi akan semakin akurat. Klasifikasi yang benar merupakan dasar langkah ekstraksi data selanjutnya.
3. Ekstraksi Data dan Penyimpanan Terstruktur
Berdasarkan kelas dokumen yang sudah ditetapkan, teknologi AI akan mengekstrak semua info yang relevan hanya dengan satu klik. Misalnya untuk faktor infonya mencakup nomor faktur, pemasok, dan item. Sedangkan untuk permintaan pelanggan infonya berupa data pelanggan, nomor pelanggan, dan permintaan mereka.
AI mendeteksi jenis informasi dalam dokumen dan menyimpannya sebagai metadata dalam format terstruktur. Untuk melakukannya alat ini menggunakan teknologi Machine Learning, Large Language Models, dan Ruled-based Functions. Dengan cara ini, AI menghilangkan pengetikan manual atau transfer data ke formulir query yang ditentukan. Cara ini sangat menghemat waktu dan meringankan kerja sumber daya manusia. Meski begitu, kerja manusia teta[ dibutuhkan untuk validasi data.
4. Validasi Data
Sebelum informasi dikirim ke alur kerja, data harus diperiksai untuk memastikan konteksnya benar. Penting untuk membedakan antara metode validasi manusia dan otomatis. Perpaduan kerja manusia dan mesin akan menghasilkan ekstraksi data yang lebih berkualitas.
5. Pemrosesan End-to-end Business
Setelah sistem menangkap semua informasi dengan lengkap, alat ekstraksi data berbasis AI akan secara otomatis menyimpan dokumen ke catatan digital yang benar. Misalnya jika ada kontrak yang ditandatangani, program AI akan menyimpan kontrak tersebut dalam catatan karyawan yang relevan.
Dokumen yang sudah terstruktur pun akan dimunculkan alur kerjanya. Alat ekstraksi data berbasis AI akan menyimpan data tersebut, misalnya faktur akan disimpan dalam buku besar faktur masuk yang kemudian dapat diakses oleh karyawan di departemen akuntansi. Pemrosesan dokumen secara cerdas merupakan awal dari pemrosesan bisnis end-to-end.
Keunggulan AI Data Extraction
Penggunaan alat ekstraksi data berbasis AI membawa banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Skalabilitas: AI dapat dengan mudah memproses dokumen dalam jumlah yang sangat besar.
- Akurasi: ekstraksi data berbasis AI dapat mengurangi kesalahan manual atau human error dan meningkatkan keakuratan informasi yang diekstraksi.
- Konsistensi: AI mengekstrak data dengan andal dan konsisten.
- Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi: AI fleksibel dan mudah beradaptasi. AI mampu memahami dokumen secara intuitif dan belajar dengan setiap data yang masuk.
- Privasi dan keamanan data: log terperinci, proses transparan, dan fitur keamanan memastikan bahwa pengguna alat ekstraksi data berbasis AI mematuhi semua persyaratan hukum.
- Pemantauan: mekanisme pemantauan dan proses validasi memastikan bahwa semua data tersedia tanpa ada kesalahan.
- Penghematan waktu dan biaya: ekstraksi data secara otomatis yang dilakukan AI dapat menghemat waktu dan biaya secara signifikan. Pemrosesan dokumen berjalan dengan cepat, sehingga karyawan dapat fokus ke hal yang lebih penting.
Alat AI data extraction merupakan solusi AI yang sangat dibutuhkan dalam berbagai perusahaan akan data diolah dengan baik dan dapat diakses dengan mudah saat diperlukan. Pastikan menggunakan platform AI terbaik seperti BigBox agar hasil ekstraksi data lebih berkualitas.
BigBox merupakan End-to-End Data Management & Analytics Platform dari PT Telkom Indonesia yang telah bekerja sama dengan banyak perusahaan di tanah air, sehingga kualitasnya tak perlu diragukan lagi. Jika ingin mendapat info fiturnya lebih lengkap, langsung saja kunjungi web BigBox!
