Perkembangan teknologi yang begitu pesat memungkinkan perusahaan untuk mengolah berbagai datanya menggunakan AI document analysis. Karyawan tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam mengolah data secara manual, kini AI dapat menyelesaikan pengolahan dan analisis data dengan lebih cepat dan efektif, lebih aman dari human error juga.
Sebenarnya seperti apa peran kecerdasan buatan dalam analisis dokumen? Apa saja kelebihannya dan bagaimana contoh penerapan AI dalam mengolah dan menganalisis dokumen? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu AI Document Analysis?
Analysis document AI pada dasarnya mengacu pada penggunaan teknik AI seperti machine learning, natural language processing (NLP), automation & robotics, dan machine vision untuk menganalisis dan mengekstrak informasi penting dari sejumlah besar dokumen. Dengan menggunakan teknik ini, perusahaan dapat dengan mudah menganalisis dokumen mereka dalam hitungan menit. padahal jika dikerjakan secara manual bisa memakan waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari.
Misalnya industri perbankan yang menangani jutaan permohonan pinjaman, permohonan hipotek, faktur, kontrak, memo, slip setoran, dan bentuk dokumen lainnya setiap hari. Jika dokumen ini dianalisis secara manual maka akan membutuhkan ribuan jam kerja. Selain itu, masih ada risiko human error. Belum lagi anggaran yang diperlukan tentu sangat besar.
Dengan bantuan analisis dokumen berbasis AI, bank dapat dengan mudah menganalisis dan mengategorikan dokumen untuk menemukan informasi spesifik. Tentu saja AI dapat membentu memaksimalkan efisiensi operasional di seluruh industri perbankan.
Sementara itu, di bidang hukum, teknologi ini bisa dimanfaatkan sebagai AI legal assistant untuk mencari sumber yang tepat sehubungan dengan kasus. AI for legal documents sangat membantu pengacara untuk menyederhanakan tugas dan lebih fokus pada klien.
Bagaimana AI Digunakan dalam Document Analysis?
Sebenarnya bagaimana cara AI dapat membuat perubahan besar dalam analisis dokumen? Berikut ini beberapa elemen AI yang penting untuk menganalisis dokumen:
1. Optical Character Recognition (OCR)
OCR merupakan teknologi pengenalan karakter optik yang biasanya digunakan untuk mengidentifikasi dan mengubah teks tulisan tangan atau cetakan pada dokumen yang dipindai menjadi teks yang dapat dibaca dan dicari oleh mesin. Teknik ini memudahkan perusahaan untuk mengekstrak info apa pun yang diperlukan dari dokumen, sehingga mampu memfasilitasi analisis dokumen yang akurat dan efisien.
Perusahaan dapat menggunakan teknologi OCR yang didukung AI untuk mengubah gambar, teks, atau catatan dari tulisan tangan menjadi dokumen dalam format PDF, DOC, atau TXT. Teknologi ini idealnya dioptimalkan untuk dokumen besar berisi teks dalam berbagai format dokumen dan bahasa.
2. Natural Language Processing (NLP)
NLP merupakan bagian dari AI yang memungkinkan sistem komputer mengidentifikasi, memahami, menafsirkan, dan memanipulasi bahasa manusia. Dalam hal analisis dokumen, algoritma NLP bertugas mengekstrak informasi spesifik dari dokumen dan melakukan analisis sentimen. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengategorikan dokumen mereka, mengekstrak info yang relevan, dan membuat prediksi penting.
3. Meringkas Dokumen
Model analisis dokumen yang didukung AI dapat digunakan untuk memecah dokumen besar menjadi paragraf atau bahkan kalimat yang lebih pendek dan ringkas. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendapat gambaran umum tentang poin atau pesan utama dari suatu dokumen tanpa harus membaca secara keseluruhan.
Meringkas dokumen sangat bermanfaat bagi para ahli di bidang data yang diharuskan meninjau dan mengekstrak info spesifik dari dokumen dalam waktu sesingkat mungkin. Tugas meringkas jika dilakukan secara manual pasti butuh waktu jauh lebih lama jika dibandingkan dengan menggunakan AI.
4. Menerjemahkan
Perusahaan dapat menggunakan AI document analysis untuk menerjemahkan dokumen dari satu bahasa ke bahasa lain secara real-time. Fungsi ini tentu memungkinkan analisis dokumen lintas bahasa yang jauh lebih cepat. Selain itu, para ahli di bidang organisasi data dapat berbagi informasi dari berbagai belahan dunia tanpa kesulitan. Dengan AI dalam penerjemahan bahasa, dunia yang global jadi terasa lebih kecil.
5. Klasifikasi Dokumen
Dengan bantuan AI dalam analisis dokumen, perusahaan dapat dengan mudah mengategorikan ribuan dokumen berdasarkan konten dan tujuannya dalam waktu sesingkat mungkin. Fungsi in membantu perusahaan dapat melindungi data rahasia dan sensitif dan mengelolanya secara lebih terstruktur dalam satu tempat penyimpanan dokumen.
6. Analisis Sentimen
Saat menggunakan NLP, AI juga dapat melakukan analisis sentimen untuk menyimpulkan nada emosional dan sikap pelanggan dalam berbagai teks. Misalnya dari postingan media sosial dan ulasan produk. Analisis sentimen sangat penting karena dapat membantu bisnis dalam mengidentifikasi dan mengatasi berbagai masalah pelanggan, sehingga mampu meningkatkan layanan pelanggan secara keseluruhan.
Analisis sentimen dapat membantu perusahaan dalam memahami kebutuhan dan harapan mereka serta mengembangkan produk yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut. Dengan begitu, pelanggan pun akan lebih loyal.
7. Ekstraksi Data
AI document analysis telah dilatih untuk mengekstrak data tertentu secara ideal dari dokumen. Data tersebut mencakup nama, alamat, alamat email, nomor telepon, kode pos, tanggal. nomor kartu kredit, dan berbagai data terstruktur lainnya.
Dengan fungsi ini, maka para ahli pengolah data tak perlu lagi menghabiskan waktu mereka selama berjam-jam untuk memasukkan berbagai kata kunci untuk mengekstrak info tertentu. Fungsi ini sangat membantu mempercepat seluruh proses analisis dokumen.
Kelebihan AI Document Analysis
AI document analysis menawarkan berbagai kelebihan bagi perusahaan, di antaranya adalah:
1. Menghemat Waktu
Menganalisis dokumen secara manual merupakan proses yang membosankan dan tentunya memakan waktu lama. Proses ini juga rentan akan kesalahan, yang artinya perlu lebih banyak jam kerja untuk mengidentifikasi kesalahan dan memperbaikinya.
Di sisi lain, otomatisasi proses analisis dokumen dapat menghemat waktu dan membebaskan karyawan untuk melakukan tugas penting lainnya. Menurut studi, otomatisasi analisis data mampu menghemat waktu sekitar 30-40% yang biasanya dihabiskan untuk proses tersebut.
2. Menghindari Penipuan
Selain proses analisis dokumen yang lebih cepat, teknik AI seperti machine learning dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mencegah terjadinya penipuan di dalam berbisnis. Dalam jangka panjang, machine learning akan membantu menghemat biaya dalam jumlah sangat besar akibat penipuan.
3. Peningkatan Produktivitas
Otomatisasi analisis dokumen di tempat kerja juga meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan. Dengan menggunakan AI untuk menyelesaikan tugas pemrosesan dokumen yang berulang, karyawan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat.
AI document analysis merupakan solusi AI yang sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan. Pastikan menggunakan platform AI terbaik, seperti BigBox. Sebagai End-to-End Data Management & Analytics Platform dari PT Telkom Indonesia, BigBox memberikan layanan yang dapat diandalkan dan telah dipercaya oleh berbagai perusahaan. Langsung saja kunjungi web BigBox untuk info lebih lanjut!